De telefoontas en andere vergader-tips

In deze blog vind je de beste tips om efficiënt te vergaderen. Vergaderen anno 2018 kan namelijk best wel eens chaotisch verlopen. Heb jij ook moeite om de aandacht van je collega’s vast te houden of word je zelf snel afgeleid? Met de tips telefoontas, vergaderagenda en visualisatie helpen wij je op weg naar de optimale vergader situatie, zodat jij beter zaken kunt doen.

Tip 1: de telefoontas

Oplichtende schermpjes, gezoem van trilfuncties of zelfs ringtones op de luidste stand. Dit is helaas vaker de regel dan een uitzondering. Ons telefoongebruik heeft een grote invloed op de werkvloer. Het wordt steeds moeilijker om onze aandacht voor een langere periode op een onderwerp te richten. Dit is zeker voor vergaderingen een ongewenst probleem. Gelukkig is er een nieuw product op de markt dat hiervoor een oplossing biedt: de telefoontas. Een telefoontas is een organizer waar iedereen zijn mobiele telefoon in kan opbergen. De tas is voorzien van 30 genummerde vakken. Aan het begin van elke vergadering kunnen alle deelnemers hun telefoon opbergen in een van de individuele vakken van de telefoontas. Zo blijft elk telefoonscherm goed beschermd en vrij van krassen, zonder dat de vergadering constant onderbroken wordt. Na afloop van de vergadering kan elke deelnemer zijn of haar telefoon weer snel en gemakkelijk terugvinden in deze georganiseerde tas.

De telefoontas kan zonder moeite verplaatst worden. Met de bijgeleverde haken en ogen hang je de organizer gemakkelijk op. Deze telefoonzak is dus niet alleen toepasbaar in de vergaderruimte. Ook tijdens brainstormsessies komt hij goed van pas. Of hang eens een telefoontas in het kantoor. Zo kan iedereen zijn of haar telefoon even veilig opbergen op momenten dat extra concentratie of rust gewenst zijn.

Tip 2: de agenda

Onze tweede tip voor een effectieve vergadering is de vergaderagenda. Door voorafgaand aan de vergadering een agenda op te stellen, zorg je dat er geen enkel vergaderpunt onbesproken blijft. De agenda geeft structuur en overzicht aan de vergadering. Wanneer je de agenda voorafgaand aan een bespreking naar de deelnemers stuurt, kunnen zij zich alvast voorbereiden en inlezen op de te bespreken onderwerpen. Tijdens een vergadering helpt een agenda ook om to-the-point te blijven en niet te veel van het onderwerp af te dwalen.

Tip 3: visualisatie

Mensen onthouden dingen beter wanneer deze gevisualiseerd worden. Wat zijn de meest belangrijke punten die jij wilt over brengen tijdens een vergadering? Maak hier een visualisatie van in de vorm van een grafiek, afbeelding, infographic of een filmpje. Wanneer je gebruikt maakt van humor, zal je aandachtspunt zelfs nog beter onthouden worden!

Succes met efficiënter vergaderen!